1. INFORMATIONS GÉNÉRALES

EURL AOKOA
SIREN : 894656818 | Code NAF : 7410Z | TVA intracommunautaire : FR60894656818
Siège social : 48 rue Gambetta, 64200 Biarritz, France

HÉBERGEMENT DU SITE WEB AOKOA.FR

OVH (ovhcloud.com)
RCS Lille Métropole : 424 761 419 00045
Siège social : 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France
Téléphone : 1007

Ce site web est détenu et exploité par AOKOA, EURL. 

2. FORMATION DU CONTRAT ET VALIDATION DES PRESTATIONS

2.1 Transmission et signature du devis

Les devis et conditions générales de vente (CGV) sont transmis par courrier électronique, puis signés électroniquement via un service sécurisé conforme à l’article 1367 du Code civil. La signature électronique apposée par le client sur le devis et les présentes CGV vaut engagement contractuel ferme et irrévocable, ayant la même valeur légale qu’une signature manuscrite. En cas d’indisponibilité technique du service de signature électronique, ou à la demande du client, la validation pourra intervenir par signature manuscrite ou par validation écrite par courrier électronique.

2.2 Facturation électronique

Les factures d’acompte, intermédiaires et de solde sont émises et transmises par voie électronique via un logiciel conforme à la réglementation française en vigueur. Elles valent factures originales.

2.3 Validité du devis et lancement du projet

Les devis émis par AOKOA sont valables trente (30) jours calendaires à compter de leur date d’émission, sauf indication contraire. Toute modification unilatérale du devis par le client (ex. : suppression d’une ligne, ajustement d’un montant ou modification d’une prestation) rend le devis nul et non avenu tant qu’il n’a pas été expressément validé par AOKOA.

La collaboration entre les parties débute selon le processus suivant :

1. Validation du devis et des présentes CGV, formant accord contractuel entre AOKOA et le client ;

2. Émission et règlement d’un acompte initial de 30 % du montant total (cf. article 4.1) ;

3. Démarrage effectif du projet après réception de cet acompte et des éléments nécessaires à la prestation (cf. article 5) ;

4. Réalisation, validation et livraison des prestations selon les modalités définies aux articles 6 à 16

5. Émission de la facture de solde à la finalisation du projet, exigible selon les conditions prévues à l’article 4.2.

3. BARÈME DES PRIX ET MÉTHODE DE CALCUL 

Les tarifs appliqués par AOKOA sont définis dans le devis sous la forme d’un tarif horaire ou journalier, basé sur une durée standard de huit (8) heures par jour. Le devis précise, pour chaque phase du projet, une estimation du temps de travail prévu ainsi que le tarif horaire ou journalier correspondant. Ces estimations servent de base au calcul du montant total du devis. Les tarifs s’entendent hors taxes (HT) et sont exprimés en euros. Ils peuvent être révisés en cas de modification substantielle du périmètre du projet, d’ajustement des délais, ou d’évolution significative du coût des prestations, des matériaux, ou des sous-traitances nécessaires à la bonne exécution du projet. Toute prestation non explicitement incluse dans le devis initial fera l’objet d’un devis complémentaire soumis à validation préalable du client.

4. MODALITÉS DE PAIEMENT

4.1 Facturation et modalités de paiement

Les paiements doivent être effectués exclusivement par virement bancaire aux coordonnées fournies par AOKOA. Le client s’engage à verser un acompte initial de trente pour cent (30 %) du montant total du devis à la validation de celui-ci, condition préalable à tout démarrage des travaux. En fonction de la durée du projet, de sa complexité ou de son avancement, AOKOA pourra émettre une ou plusieurs factures intermédiaires, correspondant aux phases partiellement ou totalement réalisées. Ces factures intermédiaires sont distinctes de l’acompte initial et du solde final, et sont soumises aux mêmes conditions et délais de paiement que ceux définis au présent article. Le solde restant dû, après déduction des acomptes et factures intermédiaires réglés, devient exigible à la finalisation du projet, matérialisée par l’envoi de la facture de solde. Les factures sont émises sous format électronique et font foi entre les parties, conformément à la réglementation en vigueur.

4.2 Échéances et retard de paiement

Sauf mention contraire dans le devis ou la facture, le règlement des prestations fournies par AOKOA est exigible sous trente (30) jours calendaires à compter de la date d’émission de la facture. En cas de retard de paiement, AOKOA se réserve le droit d’interrompre ou de différer la livraison des prestations, sans que cela puisse engager sa responsabilité pour les conséquences éventuelles du retard sur le projet. Tant que le règlement intégral des sommes dues n’a pas été effectué, aucun droit d’exploitation ni transfert de propriété intellectuelle ne sera accordé au client.

4.3 Pénalités de retard et indemnité de recouvrement

Conformément aux articles L.441-10, L.441-4 et D.441-5 du Code de commerce, tout montant impayé à la date d’exigibilité figurant sur la facture entraîne automatiquement l’application de pénalités de retard, sans qu’un rappel soit nécessaire. Le taux d’intérêt appliqué est fixé par défaut au taux de refinancement semestriel de la Banque Centrale Européenne, majoré de dix (10) points. En outre, une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € sera due pour chaque facture impayée dès le premier jour de retard. AOKOA se réserve le droit de réclamer une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement réellement engagés dépassent ce montant, sous réserve de justification.

4.4 Réserve de propriété

Les livrables, créations et fichiers produits par AOKOA demeurent la propriété exclusive d’AOKOA jusqu’au paiement intégral de l’ensemble des sommes dues (factures, acomptes et pénalités éventuelles). En cas de non-paiement total ou partiel, AOKOA se réserve le droit d’en suspendre l’utilisation, la diffusion ou la reproduction jusqu’au règlement intégral des sommes dues.

5. DÉMARRAGE DE LA PRESTATION

5.1 Conditions préalables

Le démarrage du projet intervient uniquement après :

1. Validation du devis et des présentes CGV par signature électronique ou écrite ;

2. Réception par AOKOA de l’acompte initial de trente pour cent (30 %) du montant total indiqué au devis (cf. article 4.1) ;

3. Transmission complète par le client de tous les éléments nécessaires à la bonne exécution du projet (brief détaillé, fichiers 3D, plans, images, spécifications techniques, contacts, etc. – liste non exhaustive).

Aucun travail ne débute avant la réception intégrale de ces éléments et du paiement de l’acompte.

5.2 Calcul et déclenchement des délais

Les délais de réalisation sont calculés en jours ouvrés à compter de la réception effective de l’ensemble des éléments listés ci-dessus. Un planning prévisionnel peut être communiqué au client lorsque le projet le justifie ; à défaut, les délais sont appréciés selon les usages et la nature du projet. Dans tous les cas, AOKOA s’engage à informer le client de l’avancement du travail et à l’alerter en cas d’ajustement nécessaire des échéances. Toute modification du brief, validation tardive ou retard dans la fourniture d’éléments suspend automatiquement le délai d’exécution initialement prévu, sans que cela puisse être imputé à AOKOA. La révision du planning s’effectue alors d’un commun accord entre les parties (cf. article 7).

5.3 Retard ou absence de transmission

En cas de retard prolongé, d’omission ou d’inexactitude dans les informations ou fichiers fournis par le client, AOKOA pourra :

– ajuster les délais de réalisation sans que cela n’engage sa responsabilité;

– facturer le travail préparatoire déjà effectué ainsi que le temps de blocage du planning, sur la base du tarif horaire ou journalier indiqué au devis (cf. article 6) ;

– suspendre la prestation jusqu’à régularisation.

Si l’interruption dépasse trente (30) jours calendaires, AOKOA pourra considérer le projet comme arrêté à l’initiative du client, avec les conséquences prévues à l’article 11.

6. TEMPS DE TRAVAIL ET DÉPASSEMENT

6.1 Estimation du temps de travail

Le devis repose sur une estimation préalable du temps nécessaire à la réalisation de chaque phase du projet. Cette estimation inclut toutes les étapes de la prestation : prise de brief, recherche, création, échanges, corrections, ainsi que le temps consacré aux réunions, visioconférences, appels téléphoniques et échanges par email. L’estimation repose sur le temps de travail requis pour atteindre les objectifs du projet, indépendamment du niveau de détail, des itérations ou des ajustements demandés. Ce temps estimé peut être ajusté en fonction de l’avancement réel ou de nouvelles demandes du client, nécessitant le cas échéant l’établissement d’un avenant ou d’un devis complémentaire.

6.2 Suivi du temps effectif

Le temps de travail effectif est mesuré à l’aide d’un logiciel de suivi dédié, permettant de calculer de manière objective le temps consacré à chaque étape du projet. Ce système garantit une transparence totale dans l’évaluation des heures travaillées et constitue une base fiable pour la facturation. Sur simple demande, AOKOA peut fournir au client un récapitulatif des heures enregistrées, assurant traçabilité et confiance dans le suivi du projet.

6.3 Ajustements en cours de projet

AOKOA s’engage à informer le client si l’avancement du projet, mesuré en temps de travail effectif, dépasse significativement les estimations initiales. Ces ajustements pourront entraîner une révision des délais et/ou une modification des coûts, formalisée par un devis complémentaire ou un avenant, soumis à validation préalable du client. En cas de refus du client de valider le devis complémentaire correspondant au dépassement, le projet sera arrêté dans l’état d’avancement atteint à cette date, sans poursuite ni livraison complémentaire. Dans ce cas, le client reste redevable de l’intégralité du montant prévu au devis initial, calculé sur la base du temps estimé validé, indépendamment de l’état d’avancement ou du contenu final attendu d’un projet achevé tel que le client aurait pu l’imaginer ou en attendre la complétude.

6.4 Temps additionnel après livraison

Tout temps de travail réalisé après la livraison et la finalisation du projet, notamment les retours, ajustements, réunions complémentaires ou demandes d’évolution, sera facturé au tarif horaire ou journalier indiqué dans le devis. Ces prestations additionnelles feront l’objet d’un nouveau devis soumis à validation préalable du client avant leur engagement.

7. RESPECT DES DÉLAIS ET PLANNING

7.1 Nature des délais

Les délais indiqués par AOKOA sont fournis à titre prévisionnel et peuvent varier selon la complexité du projet, la réactivité du client et les éventuelles modifications apportées en cours de réalisation. Lorsqu’un planning formel est établi, il sert de base de travail entre les parties, sans constituer un engagement contractuel de résultat sur les dates mentionnées.

7.2 Ajustements liés au déroulement du projet

Les délais peuvent être révisés en cas de :
– modification du brief initial ou ajout de demandes complémentaires,
– validations tardives ou incomplètes,
– transmission partielle, erronée ou retardée des éléments nécessaires – ou tout autre facteur interne au projet modifiant les conditions initialement prévues – liste non exhaustive.

AOKOA informe le client dès que ces éléments impactent le calendrier et propose, le cas échéant, un nouvel échéancier. Ces ajustements ne peuvent donner lieu à aucune pénalité, réduction ou indemnisation. Les interruptions imputables au client relèvent des dispositions des articles 5.3 et 12. Les situations de force majeure sont régies par l’article 23.

8. MODIFICATIONS ET DEMANDES SUPPLÉMENTAIRES

8.1 Révisions et allers-retours

Le devis peut inclure un nombre défini d’allers-retours (AR) ou de révisions entre AOKOA et le client, selon les phases du projet. Ce nombre est donné à titre indicatif : la durée réelle du projet dépend du temps de travail effectif et de la nature des échanges nécessaires à la bonne exécution de la prestation. Si la durée du projet dépasse les estimations initiales ou si de nouveaux échanges sont requis, ces temps supplémentaires pourront être réévalués en fonction de l’avancement réel et feront, le cas échéant, l’objet d’un devis complémentaire.

8.2 Modifications du brief ou des livrables

Toute modification substantielle du brief initial, des éléments validés, ou des livrables en cours de réalisation, à la demande du client, donnera lieu à un nouveau devis complémentaire couvrant le travail additionnel requis. Ces modifications peuvent également impacter les délais et le coût global du projet, ajustés en conséquence dans le cadre d’un avenant au devis initial. AOKOA se réserve le droit de suspendre les travaux en cours jusqu’à validation écrite du devis complémentaire par le client.

8.3 Nature des demandes supplémentaires

Sont notamment considérées comme demandes supplémentaires :
– toute modification du brief initial ou changement d’orientation créative en cours de projet ;
– toute évolution des formats, livrables, matériaux, supports ou techniques de production non prévus dans le devis initial ;
– toute création de déclinaisons ou variantes supplémentaires (nouvelles couleurs, tailles, versions, adaptations, etc.) ;
– tout ajustement, optimisation ou ajout de contenu demandé après validation d’une phase ou d’un livrable.

Ces exemples sont fournis à titre indicatif – liste non exhaustive. 

Les corrections rendues nécessaires par une erreur avérée d’AOKOA ne constituent pas une demande supplémentaire et sont réalisées sans coût additionnel pour le client.

9. AVENANTS AU DEVIS INITIAL ET FRAIS NON INCLUS

9.1 Avenants et demandes additionnelles

Toute demande ou évolution du périmètre du projet non prévue dans le devis initial fera l’objet d’un avenant ou d’un nouveau devis complémentaire. AOKOA informera le client dès l’identification du besoin des ajustements à prévoir, en précisant leurs impacts sur les coûts, les délais et les livrables concernés. En cas de refus du client de valider ces ajustements, AOKOA pourra suspendre le projet jusqu’à accord écrit entre les parties. Si aucun accord n’est trouvé dans un délai raisonnable, AOKOA se réserve le droit de mettre fin à la prestation, tout en maintenant le paiement intégral du travail réalisé jusqu’à cette date, conformément aux conditions tarifaires prévues dans le devis.

9.2 Prestations hors champ des services d’AOKOA

Toute demande de prestation n’entrant pas dans le champ d’expertise ou d’intervention d’AOKOA sera clairement signalée au client. Si AOKOA dispose d’un partenaire ou prestataire adapté, elle pourra orienter le client vers celui-ci, sans engagement ni responsabilité sur la bonne exécution de ces prestations externes. Ces demandes ne suspendent en aucun cas le paiement des prestations convenues ni le déroulement du projet déjà engagé.

9.3 Frais non inclus

Sauf mention expresse dans le devis, restent à la charge du client :
– les frais de déplacement, hébergement et restauration ;
– les frais d’impression, de prototypage, d’achat de matériaux ou de maquettes ;
– les coûts liés à l’acquisition de licences logicielles, images, typographies ou éléments tiers nécessaires à la bonne exécution du projet ;
– les frais d’expédition, d’assurance ou de logistique.

Ces exemples sont fournis à titre indicatif – liste non exhaustive. Ces dépenses font toujours l’objet d’un accord préalable entre AOKOA et le client avant tout engagement.

10. DROIT DE RÉTRACTATION

10.1 Délai légal et conditions

Conformément aux articles L.221-18 et suivants du Code de la Consommation, le client consommateur (au sens de la loi) dispose d’un délai de quatorze (14) jours calendaires à compter de la validation du devis ou de la conclusion du contrat pour exercer son droit de rétractation, sans avoir à justifier de motif ni à supporter de pénalités, sauf exceptions légales. Ce droit ne s’applique qu’aux clients particuliers agissant à titre non professionnel. Les clients professionnels (personnes morales, entreprises, associations, etc.) ne bénéficient pas de ce droit, sauf si les conditions légales d’application du droit de rétractation leur sont exceptionnellement reconnues.

10.2 Exceptions au droit de rétractation

Conformément à l’article L.221-28 du Code de la Consommation, le droit de rétractation ne s’applique pas notamment :
– aux prestations pleinement exécutées avant la fin du délai de rétractation, avec l’accord préalable et exprès du client ;
– aux prestations de services sur mesure, personnalisées ou réalisées selon les spécifications du client (ce qui inclut notamment les prestations de conception, design, création ou production).

Ces exemples sont fournis à titre indicatif – liste non exhaustive.

10.3 Modalités d’exercice

Pour exercer son droit de rétractation, le client doit notifier sa décision de manière claire et écrite, par courrier électronique ou lettre postale, en utilisant les coordonnées figurant dans les présentes CGV. La demande devra mentionner les coordonnées du client, la référence du devis concerné et l’expression explicite de sa volonté de se rétracter.

10.4 Remboursement

En cas de rétractation valide, AOKOA procédera au remboursement des sommes versées dans un délai maximum de quatorze (14) jours à compter de la réception de la notification de rétractation. Le remboursement sera effectué en utilisant le même mode de paiement que celui employé pour la transaction initiale, sauf accord contraire entre les parties.

11. OBLIGATION DE MOYENS ET RESPONSABILITÉ

AOKOA intervient dans le cadre d’une obligation de moyens et non de résultat, conformément à l’article 1231-1 du Code civil et à la jurisprudence applicable aux métiers de la création, du design et de la conception intellectuelle. AOKOA s’engage à mettre en œuvre toutes les compétences, la rigueur et les diligences nécessaires à la bonne exécution du projet confié, selon les règles de l’art et les usages professionnels de son domaine. Le client reconnaît que la réussite d’un projet de création dépend également de sa propre implication, de la qualité des informations transmises, de la réactivité de ses validations et de la clarté de ses retours. En conséquence, un désaccord sur le rendu esthétique, fonctionnel, technique ou stratégique, une divergence d’interprétation du brief, ou encore un changement d’organisation interne au sein du client – liste non exhaustive – ne sauraient être considérés comme une faute d’AOKOA, ni justifier un refus de paiement, une annulation du projet ou une demande de dédommagement. La responsabilité d’AOKOA ne saurait être engagée qu’en cas de faute prouvée et exclusivement pour les dommages directs subis par le client, à l’exclusion de tout préjudice indirect, commercial ou immatériel (tels que perte de chiffre d’affaires, perte de clientèle, atteinte à l’image, etc. – liste non exhaustive). En tout état de cause, la responsabilité globale d’AOKOA, toutes causes confondues, est strictement limitée au montant total hors taxes des sommes effectivement perçues pour le projet concerné.

12. ANNULATION OU ARRÊT DU PROJET

12.1 Notification

Toute annulation, suspension ou arrêt du projet doit être notifié par écrit (email ou courrier recommandé). À défaut, toute interruption imputable au client (absence de réponse, absence de validation, retard ou inaction de plus de trente (30) jours calendaires sera considérée comme un arrêt unilatéral du projet, entraînant les conséquences prévues ci-après.

12.2 Annulation ou arrêt à l’initiative du client

En cas d’annulation ou d’arrêt du projet à l’initiative du client, celui-ci reste redevable du paiement intégral du travail effectivement réalisé jusqu’à la date d’arrêt, sur la base du temps réel enregistré via le logiciel de suivi mentionné à l’article 6.2, et des conditions tarifaires du devis (forfait horaire, journalier ou phase). AOKOA émettra une facture de solde à cette date, déduisant l’acompte de trente pour cent (30%) déjà versé. Cette facture est soumise aux conditions et délais de paiement prévus à l’article 4 des présentes conditions générales. Conformément à l’article 11, un désaccord créatif, technique ou stratégique ne saurait constituer un motif valable d’annulation sans règlement des prestations effectuées. Aucune remise, compensation ou annulation partielle ne pourra être exigée, sauf faute grave et dûment prouvée d’AOKOA. Si le projet est repris ultérieurement, il fera l’objet d’un nouveau devis, tenant compte du travail déjà accompli et du temps de relance nécessaire.

12.3 Annulation ou arrêt à l’initiative d’AOKOA

AOKOA peut suspendre ou mettre fin au projet en cas de :
– manquement grave du client à ses obligations (non-paiement, absence d’éléments, validations non respectées) ;
– comportement rendant la collaboration impossible ;
– ou tout motif légitime, notamment un cas de force majeure (cf. article 23).

Une facture de clôture sera alors émise pour les prestations réalisées et les frais engagés, soumise aux conditions et délais de paiement prévus à l’article 4. Si l’arrêt n’est pas imputable au client, AOKOA remboursera l’acompte au prorata des phases non exécutées. Les livrables non réglés demeurent la propriété exclusive d’AOKOA et ne peuvent être exploités sans autorisation écrite.

13. LIVRABLES ET FICHIERS SOURCES

13.1 Définition et nature des livrables

Les livrables fournis par AOKOA sont définis dans le devis, en fonction de la nature du projet et des besoins identifiés. Ils peuvent comprendre, sans s’y limiter : des documents, images, rendus 3D, plans, créations originales, prototypes, maquettes, fichiers de présentation ou tout autre élément de conception. AOKOA peut, à sa discrétion, communiquer des livrables intermédiaires ou additionnels pour faciliter la compréhension ou le suivi du projet. Ces livrables complémentaires ne constituent ni une obligation contractuelle, ni un engagement de livraison supplémentaire. Sauf stipulation contraire, la livraison finale intervient à l’achèvement de la prestation convenue, sans qu’un calendrier formel ne soit nécessaire pour valider la conformité du travail rendu. Ces exemples sont fournis à titre indicatif – liste non exhaustive.

13.2 Fichiers sources

Sauf mention expresse dans le devis validé, les fichiers sources de travail (tels que fichiers 3D, Illustrator, Photoshop, InDesign ou tout autre fichier natif) ne sont pas inclus dans les livrables standards. Leur cession ou remise éventuelle doit être explicitement prévue dans le devis et entraîne un ajustement tarifaire. Les fichiers sources ne sont remis qu’après règlement intégral de la prestation. En aucun cas, les fichiers intermédiaires, versions non finalisées ou éléments préparatoires ne sont transmis, sauf accord spécifique entre les parties.

13.3 Formats et spécifications techniques

Les formats, résolutions, supports et caractéristiques techniques des livrables sont définis dans le devis initial ou, à défaut, adaptés par AOKOA selon les meilleures pratiques professionnelles et la finalité du projet. Toute demande de version supplémentaire, de conversion de format, ou de modification technique non prévue au devis initial fera l’objet d’un devis complémentaire soumis à validation écrite du client avant réalisation. Les livrables transmis par voie électronique (ex. : lien de téléchargement, transfert cloud, etc.) sont réputés conformes et livrés dès leur mise à disposition effective par AOKOA.

14. DROITS D’EXPLOITATION ET DROITS D’AUTEUR

Les présentes dispositions encadrent les droits d’auteur et d’exploitation applicables à toutes les créations produites par AOKOA dans le cadre de ses prestations, quels qu’en soient le support, la nature ou le format.

14.1 Droits d’exploitation

AOKOA cède au client les droits d’exploitation du projet final validé uniquement, conformément aux dispositions précisées dans le devis ou le contrat. Cette cession est limitée au périmètre convenu entre les parties (durée, territoire, supports, usages, etc.).
À défaut de mention contraire dans le devis, la cession des droits d’exploitation est réputée accordée pour la durée légale de protection des droits d’auteur et pour les territoires nécessaires à la diffusion et à l’exploitation du projet tel que défini dans le devis, à l’exclusion de tout usage dérivé ou secondaire.

Elle ne porte que sur les livrables finaux, à l’exclusion :
– des recherches, pistes créatives ou versions non retenues, qui demeurent la propriété exclusive d’AOKOA ;
– des éléments de méthode, savoir-faire ou outils de conception utilisés pour le projet.

La cession des droits d’exploitation devient effective uniquement après règlement total de la prestation. Le client s’interdit donc toute utilisation, communication, reproduction, diffusion ou exploitation, même partielle, des créations ou documents fournis avant le paiement complet, sauf accord écrit préalable d’AOKOA.

14.2 Droits d’auteur

Conformément aux articles L.111-1 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle, AOKOA conserve la pleine titularité des droits d’auteur relatifs à l’ensemble des créations réalisées. Cela inclut notamment les droits moraux, inaliénables et perpétuels, qui garantissent qu’aucune modification, adaptation, altération ou réutilisation ne peut être effectuée sans l’accord écrit préalable d’AOKOA. Le client ne bénéficie que des droits d’exploitation expressément cédés pour le projet final et ne peut revendiquer aucun droit d’auteur sur les créations fournies. Toute utilisation, transformation ou adaptation des livrables au-delà de la cession convenue nécessite un accord écrit complémentaire entre les parties.

14.3 Œuvres et droits de tiers

Les droits cédés au client par AOKOA ne couvrent que les créations originales produites par AOKOA. Lorsqu’un projet inclut des éléments issus de tiers (ex. : images, typographies, vidéos, sons, musiques, fichiers 3D, textes ou logiciels – liste non exhaustive), leur utilisation est soumise à l’acquisition des licences ou autorisations nécessaires. Ces licences peuvent être obtenues soit par AOKOA pour le compte du client, soit directement par le client, selon accord préalable entre les parties. Les coûts liés à ces droits de tiers sont à la charge du client.  Le client garantit détenir les droits nécessaires à toute œuvre ou élément qu’il transmet à AOKOA et s’engage à dégager AOKOA de toute responsabilité en cas de réclamation ou litige portant sur leur utilisation.

14.4 Interdiction d’utilisation des créations avec des outils d’intelligence artificielle (IA)

Il est strictement interdit au client d’utiliser, de copier, de diffuser, d’intégrer ou de soumettre, directement ou indirectement, tout ou partie des créations, images, rendus, fichiers, textes ou éléments fournis par AOKOA, à des outils, logiciels ou systèmes exploitant l’intelligence artificielle, qu’ils soient publics ou privés (ex. : entraînement de modèles, génération d’images, traitement de données, adaptation automatique de contenus – liste non exhaustive).  Aucune cession ni autorisation d’exploitation des créations d’AOKOA n’inclut ni ne permettra un usage impliquant, directement ou indirectement, le recours à des outils d’intelligence artificielle (IA), quelle qu’en soit la finalité.  Toute violation de cette clause constitue une atteinte grave aux droits d’auteur et pourra donner lieu à des poursuites civiles et pénales conformément au Code de la Propriété Intellectuelle.

15. DROIT DE COMMUNICATION ET PROMOTION

Sauf restriction écrite et préalable notifiée par le client avant le démarrage du projet, AOKOA se réserve le droit d’utiliser et de diffuser publiquement tout ou partie des créations, images, rendus, maquettes, prototypes, textes, vidéos ou tout autre livrable réalisés dans le cadre du projet, à des fins de communication et de promotion de son activité professionnelle.

Ce droit comprend notamment la possibilité de présenter les projets sur les supports de communication d’AOKOA, tels que :
– le site web aokoa.fr et ses sous-domaines ;
– les réseaux sociaux professionnels ou créatifs (LinkedIn, Behance, Instagram, etc.) ;
– les supports imprimés, portfolios, présentations, dossiers de presse, conférences ou publications – liste non exhaustive.

AOKOA est autorisée à mentionner le nom, la marque ou le logo du client à titre de référence, dans un contexte strictement professionnel et non commercial (hors revente de produit ou partenariat publicitaire). En cas de confidentialité contractuelle spécifique (NDA) ou de demande de différé de publication, les conditions de diffusion feront l’objet d’un accord écrit entre les parties, précisant la durée ou les limites de cette restriction. Toute restriction de communication ou de diffusion doit faire l’objet d’un accord écrit préalable entre les parties. Aucune interdiction ne pourra être imposée rétroactivement après la livraison du projet. Ce droit de communication demeure applicable même après la fin du projet, y compris lorsque les droits d’exploitation ont été cédés au client, sauf accord contraire.  AOKOA s’engage à présenter les projets de manière respectueuse et fidèle à l’esprit du travail réalisé, sans en altérer le sens ni la qualité visuelle.  Ce droit de communication s’exerce sans transférer de droits d’exploitation supplémentaires et sous réserve des accords de confidentialité éventuels.

16. VALIDATION TACITE DES PRESTATIONS

À chaque phase du projet, AOKOA transmet au client les livrables correspondants (documents, visuels, maquettes, rendus, fichiers, etc.). Le client dispose d’un délai de quinze (15) jours calendaires à compter de la date de transmission pour formuler par écrit toute remarque, correction ou réserve motivée. Passé ce délai, l’absence de retour écrit vaut validation tacite des livrables concernés, autorisant AOKOA à poursuivre la phase suivante ou, le cas échéant, à clôturer le projet. En cas de validation tacite de la phase finale ou de livraison complète du projet, cette validation vaut acceptation définitive des livrables et entraîne l’émission de la facture de solde, conformément aux conditions et délais de paiement définis à l’article 4. Toute modification, correction ou demande de révision postérieure à cette validation (explicite ou tacite) fera l’objet d’un nouveau devis complémentaire, susceptible d’impliquer un ajustement des coûts et des délais.

17. CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES DONNÉES

17.1 Confidentialité des informations

AOKOA s’engage à respecter la confidentialité de toutes les informations communiquées par le client dans le cadre de la préparation, de la réalisation et du suivi du projet. Sont considérées comme confidentielles, sans que cette liste soit limitative : les documents techniques, plans, fichiers 3D, prototypes, maquettes, rendus, cahiers des charges, informations commerciales, stratégiques ou financières, ainsi que toute donnée transmise marquée comme confidentielle ou dont la nature implique raisonnablement la confidentialité – liste non exhaustive. Ces informations ne seront utilisées que pour les besoins de l’exécution du projet et ne seront ni divulguées, ni reproduites, ni communiquées à des tiers sans l’accord écrit préalable du client, sauf obligation légale ou réglementaire contraire. Cette obligation de confidentialité s’applique pendant toute la durée du projet et pendant une période de cinq (5) ans à compter de sa clôture, sauf accord contraire écrit. Le client s’engage réciproquement à respecter la confidentialité des informations, documents, fichiers et procédés transmis par AOKOA, y compris les méthodes, concepts, maquettes, rendus, fichiers de travail et savoir-faire, qui constituent la propriété intellectuelle d’AOKOA. Les dispositions spécifiques de l’article 19 s’appliquent à la responsabilité liée aux transferts de fichiers et aux données sensibles.

17.2 Protection des données personnelles (RGPD)

AOKOA collecte et traite les données personnelles du client uniquement dans le cadre de la gestion administrative, contractuelle et technique du projet. Ces données sont traitées conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE 2016/679) et à la législation française en vigueur. Le client dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition et de portabilité de ses données personnelles, qu’il peut exercer à tout moment en contactant AOKOA à l’adresse suivante : info@aokoa.fr. Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la relation contractuelle et à la période légale d’archivage comptable, puis supprimées ou anonymisées.

17.3 Transfert et stockage des fichiers

Dans le cadre de la collaboration, AOKOA peut être amenée à transmettre ou recevoir des fichiers, documents et données via différents moyens numériques (courrier électronique, plateformes de transfert, services cloud, espaces partagés, etc.). AOKOA s’engage à utiliser des outils réputés fiables et sécurisés pour l’envoi et la réception de ces fichiers, et à appliquer des mesures raisonnables de protection des données. Toutefois, AOKOA ne saurait être tenue responsable des risques inhérents à Internet, tels que perte de données, interception, altération ou accès non autorisé survenant en dehors de son contrôle raisonnable. De même, AOKOA ne peut être tenue responsable des pannes, interruptions de service, erreurs techniques, pertes temporaires ou définitives de données survenant sur les plateformes tierces utilisées pour le stockage ou le partage de fichiers (telles que Google Drive, Dropbox, WeTransfer, etc. – liste non exhaustive), dès lors que ces incidents échappent à son contrôle direct. Le client est également responsable de la sécurité, de la sauvegarde et de la conservation des fichiers et données qu’il transmet à AOKOA, et s’engage à ne pas envoyer d’informations sensibles sans s’assurer que les moyens de transfert utilisés offrent un niveau de sécurité et de sauvegarde adaptés.

18. RESPONSABILITÉ DES INFORMATIONS FOURNIES PAR LE CLIENT

Le client est seul responsable de la véracité, de l’exactitude, de la complétude et de la conformité juridique de toutes les informations, données, documents, fichiers, images, textes, licences, ou éléments techniques qu’il transmet à AOKOA dans le cadre du projet – liste non exhaustive.

AOKOA exécute ses prestations sur la base des éléments communiqués par le client et ne saurait être tenue responsable d’erreurs, de retards, de non-conformités ou de préjudices résultant :
– d’informations inexactes, incomplètes ou obsolètes fournies par le client ;
– de fichiers défectueux, corrompus ou techniquement inexploitables ;
– d’un usage non autorisé de contenus soumis à des droits de tiers (images, polices, sons, fichiers 3D, etc.) ;
– ou plus généralement, de tout manquement du client à ses obligations légales ou contractuelles – liste non exhaustive.

Le client garantit à AOKOA qu’il dispose de tous les droits, licences et autorisations nécessaires à l’exploitation des éléments qu’il fournit. Il s’engage à dégager AOKOA de toute responsabilité et à l’indemniser intégralement en cas de réclamation, litige ou action d’un tiers liée à ces éléments. AOKOA n’est pas tenue de vérifier la véracité ou la légalité des informations et documents fournis par le client, sauf mission spécifique stipulée par écrit dans le devis ou le contrat.

19. RESPONSABILITÉ EN CAS DE TRANSFERT DE FICHIERS ET DONNÉES SENSIBLES

AOKOA et le client s’engagent à respecter les bonnes pratiques de sécurité lors de tout transfert de fichiers, documents ou données sensibles. Le client est responsable de la validité, de la sécurité et de la conformité des fichiers ou informations qu’il transmet à AOKOA. Il s’engage à ne pas envoyer de fichiers infectés, corrompus, protégés par des droits de tiers, ou contenant des données personnelles sans autorisation adéquate.

AOKOA ne pourra être tenue responsable des dommages, pertes, corruptions ou altérations de données résultant :
– de l’utilisation de fichiers non sécurisés, incomplets ou corrompus fournis par le client ;
– d’un transfert ou d’un stockage effectué via des services tiers indépendants (tels que Google Drive, Dropbox, WeTransfer, ou toute autre plateforme de messagerie ou de cloud – liste non exhaustive) ;
– d’une panne, interruption de service, défaillance technique ou perte de données, temporaire ou définitive, survenue sur ces services et échappant au contrôle d’AOKOA.

AOKOA applique des mesures raisonnables de sécurité pour garantir la confidentialité et l’intégrité des fichiers reçus ou transmis dans le cadre du projet. Toutefois, la responsabilité d’AOKOA ne saurait être engagée en cas de perte, suppression, piratage, interception ou tout autre incident survenu en dehors de son contrôle direct. Une fois les livrables transmis, le client est seul responsable de leur conservation et de leur archivage. AOKOA n’a pas l’obligation de conserver, sauvegarder ou restituer les fichiers livrés ou intermédiaires après la livraison finale du projet, sauf accord écrit spécifique prévoyant un service de stockage ou de maintenance. Le client s’engage donc à conserver une copie complète et sécurisée de l’ensemble des fichiers transmis ou reçus dans le cadre du projet. En cas de perte ultérieure, AOKOA ne pourra être tenue de fournir à nouveau les fichiers, sauf s’ils sont encore disponibles.

19.1 Infection ou atteinte au système d’AOKOA

Le client garantit qu’il procède, avant tout transfert de fichiers, à une vérification de sécurité (analyse antivirus, contrôle d’intégrité, etc.) afin d’éviter la transmission de données corrompues, infectées ou malveillantes. En cas de fichier infecté, piraté ou contenant un code malveillant, transmis volontairement ou par négligence, le client sera tenu responsable de tout dommage direct ou indirect subi par AOKOA (perte de données, interruption d’activité, frais de restauration, atteinte au matériel ou au réseau – liste non exhaustive). AOKOA se réserve le droit de facturer au client les frais de réparation, de nettoyage ou de restauration consécutifs à cet incident, ainsi que de suspendre immédiatement le projet jusqu’à résolution complète du problème de sécurité. En cas de transmission malveillante délibérée, AOKOA se réserve également le droit d’engager toute procédure légale, civile ou pénale, conformément aux articles 323-1 et suivants du Code pénal.

20. RESTRICTIONS À L’EXPORTATION ET CONFORMITÉ LÉGALE

Le client reconnaît que l’accès, l’utilisation et l’exploitation des prestations, créations, fichiers et services fournis par AOKOA sont soumis aux lois et réglementations françaises et européennes en vigueur, notamment en matière de propriété intellectuelle, de contrôle des exportations, de sécurité numérique et de respect des droits des tiers – liste non exhaustive. Toute exportation, réexportation, diffusion, reproduction ou transfert des livrables réalisés par AOKOA vers un pays, une entité ou un usage non autorisé par la loi est strictement interdite. Le client s’engage à utiliser les créations uniquement dans le cadre légal, géographique et contractuel convenu avec AOKOA. AOKOA ne pourra être tenue responsable de l’utilisation des livrables en violation des lois locales, européennes ou internationales. Le client assume l’entière responsabilité de la conformité de l’utilisation qu’il fait des créations, produits ou services d’AOKOA, y compris lorsqu’ils sont exploités à l’étranger ou transmis à des partenaires tiers. En cas d’utilisation non conforme, illégale ou interdite, AOKOA se réserve le droit de résilier immédiatement le contrat, de suspendre tout droit d’exploitation sur les créations concernées, et d’engager toute action légale nécessaire pour protéger ses droits et sa responsabilité.

21. AFFECTATION DES DROITS ET OBLIGATIONS

Le client s’interdit de céder, transférer, déléguer ou sous-traiter, de quelque manière que ce soit, tout ou partie des droits et obligations issus du contrat ou des présentes conditions générales, sans l’accord écrit et préalable d’AOKOA. Toute tentative de cession ou de transfert effectuée sans cet accord sera considérée comme nulle et non avenue, et n’emportera aucun effet à l’égard d’AOKOA. Le client ne peut notamment pas transmettre à un tiers, partenaire, sous-traitant ou société affiliée, les droits d’exploitation ou les livrables issus du travail d’AOKOA, sauf autorisation écrite expresse.  AOKOA conserve la faculté de confier partiellement l’exécution de certaines prestations à des partenaires ou sous-traitants qualifiés, sans que cela modifie les obligations contractuelles envers le client ni engage de responsabilité supplémentaire. En cas de restructuration, fusion, cession ou changement de forme juridique, AOKOA pourra transférer librement ses droits et obligations à une entité repreneuse, uniquement pour les contrats en cours d’exécution à la date du transfert, sous réserve d’en informer le client concerné. Ce transfert n’a aucun effet rétroactif sur les projets antérieurement finalisés, ni sur les droits d’exploitation déjà cédés au client dans le cadre de prestations achevées et soldées. En cas de cessation d’activité d’AOKOA, les droits moraux attachés aux créations réalisées demeurent la propriété de leur auteur, et AOKOA (ou son représentant légal) conserve le droit de présenter les projets réalisés à titre de référence ou de communication, sous réserve des accords de confidentialité existants.

22. VIOLATION DES PRÉSENTES CONDITIONS GÉNÉRALES

En cas de non-respect, manquement ou violation par le client de l’une quelconque des dispositions des présentes conditions générales ou du contrat associé, AOKOA se réserve le droit de prendre toute mesure nécessaire pour protéger ses intérêts.

Constituent notamment une violation contractuelle (– liste non exhaustive) :
– le non-paiement total ou partiel d’une facture à son échéance,
– la modification ou utilisation non autorisée des créations ou livrables fournis,
– la transmission de fichiers non sécurisés, infectés ou protégés sans autorisation,
– la divulgation d’informations confidentielles,
– ou toute atteinte aux droits d’auteur, droits d’exploitation ou à l’image d’AOKOA.

En cas de violation constatée, AOKOA pourra, sans préavis et sans préjudice de toute action judiciaire :
– suspendre temporairement ou définitivement le projet en cours,
– bloquer l’accès ou la livraison des livrables jusqu’à régularisation,
– retirer ou suspendre les droits d’exploitation accordés au client,
– ou résilier de plein droit le contrat, sans indemnité ni remboursement pour le client.

AOKOA se réserve en outre le droit de réclamer au client l’indemnisation intégrale de tout préjudice subi, incluant les frais techniques, juridiques ou administratifs engagés pour faire cesser la violation.

23. FORCE MAJEURE

AOKOA ne pourra être tenue responsable de tout retard, manquement ou inexécution partielle ou totale de ses obligations résultant d’un événement de force majeure, tel que défini à l’article 1218 du Code civil. Constituent notamment des cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative : catastrophes naturelles, incendies, inondations, pannes d’énergie, grèves, guerres, attentats, pandémies, épidémies, confinement, décisions gouvernementales, coupures d’accès internet, défaillances des prestataires ou fournisseurs, ou tout autre événement imprévisible et indépendant de la volonté d’AOKOA – liste non exhaustive. En cas de survenance d’un tel événement :

• L’exécution des obligations d’AOKOA est suspendue pendant toute la durée de la situation de force majeure ;

• Les délais d’exécution sont automatiquement prolongés pour une période équivalente à celle de la suspension ;

• Si la situation perdure au-delà de soixante (60) jours calendaires, chacune des parties pourra résilier le contrat par notification écrite, sans indemnité.

Dans tous les cas, le client reste redevable du paiement des prestations déjà réalisées à la date de survenance de l’événement, sur la base du temps de travail effectivement accompli et des frais engagés.

24. INDEMNISATION

Le client s’engage à garantir, indemniser et dégager AOKOA de toute responsabilité en cas de réclamation, action, plainte ou poursuite intentée par un tiers résultant directement ou indirectement :
– de la violation des présentes conditions générales,
– de l’utilisation non autorisée ou détournée des créations, livrables ou fichiers fournis par AOKOA,
– de la transmission de fichiers, données ou contenus violant des droits de tiers (droits d’auteur, marques, licences, brevets, etc.),
– de la fourniture d’informations fausses, incomplètes ou illégales,
– ou de toute atteinte à la sécurité, à la confidentialité ou à la conformité légale imputable au client – liste non exhaustive.

Cette obligation d’indemnisation couvre tous les dommages, pertes, frais, honoraires et dépenses, y compris les frais d’avocat et de justice, que pourrait subir AOKOA pour se défendre ou réparer un préjudice. AOKOA notifiera au client toute réclamation dont elle aurait connaissance et pourra, à sa seule discrétion, demander le remboursement immédiat des frais engagés pour sa défense ou pour la résolution du litige. Cette clause demeure applicable après la fin du contrat, notamment pour toute réclamation relative à l’usage des créations ou fichiers après livraison.

25. RÉCLAMATIONS ET LITIGES

Toute réclamation relative à l’exécution, la qualité ou la conformité des prestations fournies par AOKOA doit être formulée par écrit (courrier ou email) dans un délai de quinze (15) jours calendaires à compter de la livraison des livrables concernés.

La réclamation doit être clairement motivée et accompagnée de tous éléments justificatifs utiles (documents, captures, échanges, preuves concrètes – liste non exhaustive).
Passé ce délai, les prestations seront réputées acceptées sans réserve, et aucune réclamation ne pourra être prise en compte sans accord écrit spécifique entre les parties.

En cas de différend ou de contestation, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire, par voie de négociation directe ou de médiation.
AOKOA s’efforcera de répondre à toute réclamation dans un délai raisonnable, afin de trouver une issue équitable et professionnelle.

Si aucun accord amiable n’est trouvé, le litige sera soumis à la juridiction compétente conformément à l’article 28 des présentes conditions générales.

26. DÉROGATION

Le fait pour AOKOA de ne pas appliquer strictement une clause ou un droit prévu par les présentes conditions générales, ou de tolérer un manquement du client, ne saurait être interprété comme une renonciation définitive à ce droit ni comme une dérogation aux autres dispositions des présentes. Toute dérogation ou exception consentie par AOKOA devra être expresse, écrite et ponctuelle. Elle ne vaudra que pour la situation précise à laquelle elle se rapporte et ne pourra en aucun cas être invoquée comme un droit acquis par le client pour l’avenir.

27. LANGUE DES CONDITIONS GÉNÉRALES

Les présentes conditions générales sont rédigées exclusivement en langue française, qui seule fait foi en cas de divergence d’interprétation ou de litige. Toute traduction éventuelle est fournie à titre informatif uniquement. En cas de contradiction entre la version française et une version traduite, la version française prévaudra sans exception.

28. ACCORD INTÉGRAL

Les présentes conditions générales, accompagnées du devis validé et, le cas échéant, de tout avenant ou document complémentaire expressément approuvé par AOKOA, constituent l’intégralité de l’accord contractuel entre les parties. Elles remplacent et annulent tout échange, proposition, communication ou accord antérieur, qu’il soit oral ou écrit, relatif au même objet. En cas de contradiction entre les présentes conditions générales et un autre document contractuel, les dispositions des présentes CGV prévaudront, sauf mention expresse et écrite contraire approuvée par AOKOA.

29. CHOIX DE LA LOI ET DE LA JURIDICTION

Les présentes conditions générales, ainsi que l’ensemble des relations contractuelles entre AOKOA et le client, sont régies par le droit français. En cas de litige relatif à l’interprétation, l’exécution ou la validité des présentes conditions générales, et à défaut de résolution amiable conformément à l’article 24, la compétence est expressément attribuée aux tribunaux du ressort du siège social d’AOKOA, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Le droit français prévaut en toute circonstance, y compris en cas de contrat exécuté partiellement ou totalement à l’étranger, ou en présence de clients non résidents.

30. INFORMATIONS DE CONTACT

Pour toute question, demande d’information, réclamation ou notification formelle relative aux présentes conditions générales, le client peut contacter AOKOA :

• par courrier postal à l’adresse suivante :
  AOKOA – 48 rue Gambetta, 64200 Biarritz, France

• par email à : info@aokoa.fr

• via le formulaire de contact disponible sur le site web : https://aokoa.fr

Les échanges électroniques (email ou plateforme de signature) constituent un moyen de communication officiel entre les parties et ont la même valeur légale qu’un échange écrit sur support papier, sauf disposition contraire expresse.

31. MISE À JOUR DES CONDITIONS GÉNÉRALES

AOKOA se réserve le droit de modifier ou d’actualiser les présentes conditions générales à tout moment, afin de les adapter à l’évolution de son activité, de la législation ou de ses pratiques professionnelles.Les versions mises à jour sont publiées sur le site internet d’AOKOA à l’adresse suivante: https://aokoa.fr/conditions-generales/ La version applicable est celle en vigueur à la date de validation du devis par le client. Toute modification postérieure ne s’appliquera qu’aux nouveaux devis ou contrats validés après sa publication. En cas de modification substantielle susceptible d’affecter un projet en cours, AOKOA en informera le client par tout moyen approprié (email, notification sur devis, etc.). Le client sera alors invité à accepter expressément les nouvelles conditions ou à poursuivre le projet selon la version précédente, selon ce qui aura été convenu par écrit entre les parties.

32. MISE À DISPOSITION DES CGV

Les présentes conditions générales de vente sont accessibles à tout moment sur le site internet d’AOKOA, à l’adresse suivante:  https://aokoa.fr/conditions-generales/

Elles sont également systématiquement jointes ou rendues accessibles lors de l’envoi de chaque devis électronique soumis à signature. La signature du devis, électronique ou manuscrite, emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV. Le client reconnaît expressément avoir eu la possibilité d’en prendre connaissance avant validation du devis. À tout moment, il peut en demander un exemplaire en version PDF ou imprimée en écrivant à info@aokoa.fr, ou par courrier à l’adresse suivante : AOKOA – 48 rue Gambetta, 64200 Biarritz, France.

document mis à jour le 1 novembre 2025